Devenir secrétaire - Comment devenir secrétaire

Les secrétaires effectuent un grand nombre de tâches administratives pour aider les bureaux et les membres du personnel. 

Leurs responsabilités comprennent notamment la coordination des réunions, l'organisation et le classement des documents, la réalisation des recherches et  la préparation des déplacements. Les secrétaires sont aussi chargés du relais des informations par téléphone et par courrier postal ou électronique.

Les étapes à suivre pour devenir un(e) secrétaire sont les suivants

• L'obtention d'un diplôme d'études secondaires: Ceux ou celles qui envisagent de devenir secrétaire doivent d'abord avoir un diplôme d'études secondaires. Ces derniers seront plus préparés pour ce travail en suivant des cours de communication, d’anglais, d’écriture et d'informatique durant leur parcours secondaire. 

• Décrocher un BTS secrétariat: Bien que les détenteurs d’un diplôme d’études secondaires puissent postuler pour le travail d’un(e) secrétaire, la plupart des employeurs préfèrent embaucher des candidats possédant un BTS secrétariat. Avoir un BTS secrétariat permet aux futurs(es) secrétaires d’avoir des compétences bureautiques de base et une formation structurée en informatique. 

• Avoir des compétences avancées en informatique: il est essentiel d’avoir une bonne vitesse frappe et des compétences informatiques pour devenir secrétaire. Les futurs(es) secrétaires suivent des programmes de formation qui enseignent la vitesse de frappe et les logiciels informatiques. 

• L'obtention d'un poste à temps plein: À la fin des programmes de formation appropriés, un(e) diplômé(e) est préparé(e) pour devenir un(e) secrétaire à plein temps. La plupart des secrétaires continuent à acquérir des compétences supplémentaires grâce un apprentissage sur le tas. 

• Finir une formation continue: Les secrétaires qui désirent avoir une carrière ascendante doivent passer des tests ou suivre des programmes d’attestation visant à démontrer leur maitrise dans des compétences bureautiques spécifiques ou des logiciels informatiques. Une fois que cette attestation est obtenue, les employeurs peuvent donner aux secrétaires des responsabilités supplémentaires ou des promotions. 

Comment puis-je devenir secrétaire ?

Informations sur le travail de secrétaires 

Les fonctions habituelles des secrétaires comprennent l’accueil des clients, la gestion des appels téléphoniques et la réception et la distribution du courrier. En fonction du lieu où ils exercent, les réceptionnistes peuvent avoir des tâches supplémentaires, comme la planification des rendez-vous, le traitement les clients, l’utilisation des caisses enregistreuses, l’envoi des courriels et des fax et l’accomplissement de diverses tâches administratives. 

Les secrétaires médicaux et dentaires recueillent également les informations sur les antécédents médicaux et sur l'assurance des patients. Un diplôme d'études secondaires est généralement suffisant pour la plupart des postes de réceptionniste. Toutefois, quelques instituts supérieurs et écoles professionnelles proposent des cours et des certificats de réceptionniste. 

Les programmes de formation de secrétaire enseignent aux étudiants: le service clients, les convenances téléphoniques, la gestion des dossiers, la dactylographie et les compétences informatiques de base. Les programmes de certificat de réceptionniste médical couvrent également des sujets tels que la terminologie médicale et les réglementations sur « la portabilité des assurances santé et la loi sur l’imputabilité ».