Le métier de secrétaire occupe une place essentielle dans les entreprises, les administrations, les associations et de nombreuses structures du secteur privé comme public. Il demande rigueur, organisation, maîtrise des outils bureautiques et un bon sens relationnel. Pour exercer ce métier, plusieurs formations existent, allant du CAP au Bac+3, avec des spécialisations possibles selon le domaine d’activité choisi (secrétariat médical, juridique, administratif ou de direction). Voici un panorama détaillé des formations accessibles pour devenir secrétaire.
1. Le CAP
A. CAP Employé de bureau (ancien diplôme)
Historiquement, le CAP employé de bureau formait aux bases du secrétariat et de la gestion administrative. Ce diplôme a été progressivement remplacé par d’autres parcours plus actuels, mais il reste un point de référence pour comprendre l’évolution du métier. Il ouvrait vers les tâches simples de classement, de saisie et d’accueil.
B. CAP métiers connexes
Aujourd’hui, un jeune souhaitant s’orienter vers le secrétariat peut commencer par un CAP métiers des services administratifs ou un CAP métiers liés au commerce et à la vente. Bien que généralistes, ces diplômes initient aux outils informatiques et aux techniques de communication professionnelle. Ils constituent une première étape avant d’évoluer vers des diplômes plus spécialisés au niveau bac.
2. Le Bac professionnel
A. Bac Pro Assistance à la gestion des organisations
Le bac professionnel AGOrA (Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités) est la formation de référence pour devenir secrétaire. Sur trois ans après la troisième, ou en deux ans après un CAP, il forme aux techniques administratives, à la bureautique, à la gestion de dossiers et à l’accueil physique ou téléphonique. Il prépare à l’entrée dans la vie active ou à la poursuite en BTS.
B. Compétences acquises
Ce bac pro développe des compétences en rédaction de documents, gestion du courrier, organisation de réunions, suivi administratif de dossiers et communication interne. Il met également l’accent sur la maîtrise des logiciels de traitement de texte, tableur, base de données et outils collaboratifs. Le diplômé peut occuper des postes d’assistant administratif, de secrétaire d’accueil ou de gestionnaire de dossiers.
3. Le Bac technologique
A. Bac STMG
Le bac technologique STMG (Sciences et Technologies du Management et de la Gestion) offre une autre porte d’entrée vers les métiers de secrétariat, même s’il n’est pas spécialisé. Il apporte une solide culture générale en gestion, communication, économie et droit. Après ce bac, l’étudiant peut s’orienter vers un BTS adapté aux fonctions de secrétariat ou d’assistanat.
B. Poursuites possibles
Le bac STMG permet d’accéder à des BTS comme le BTS SAM ou le BTS Support à l’Action Managériale, qui préparent à des postes de secrétaire de direction ou d’assistant polyvalent dans les entreprises. Il constitue donc une bonne base pour ceux qui souhaitent viser directement des responsabilités plus larges.
4. Les BTS
A. BTS Support à l’Action Managériale (SAM)
Le BTS SAM est la formation phare pour devenir secrétaire de direction ou assistant de manager. En deux ans après un bac pro AGOrA ou un bac STMG, il forme à la gestion de projets, à la communication professionnelle, à l’organisation d’événements et à la coordination d’équipes. Le titulaire du BTS SAM est capable d’assurer le suivi administratif complexe d’une structure et d’assister un ou plusieurs responsables.
B. BTS Gestion de la PME
Le BTS Gestion de la PME, autre option, prépare à des missions de secrétaire administratif dans les petites et moyennes entreprises. Il couvre la gestion administrative, la comptabilité de base, la communication interne et externe et le suivi des ressources humaines. C’est une formation polyvalente qui correspond aux besoins des structures de taille réduite.
C. BTS spécialisés
D’autres BTS ouvrent également vers le secrétariat dans des secteurs spécialisés. Par exemple, le BTS Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social (SP3S) permet de devenir secrétaire dans des structures médicales ou sociales. Certains BTS tertiaires orientent aussi vers des postes de secrétaire juridique ou assistant administratif spécialisé.
5. Licences professionnelles et Bac+3
A. Licence professionnelle métiers du notariat
Pour devenir secrétaire juridique, notamment dans le notariat, une licence professionnelle métiers du notariat est accessible après un BTS ou un DUT. Elle forme aux procédures juridiques, à la rédaction d’actes et à la gestion administrative des dossiers légaux. Les diplômés exercent comme assistants juridiques dans les cabinets de notaires, avocats ou huissiers.
B. Licence professionnelle métiers de l’administration
Certaines licences professionnelles orientées vers l’administration, la gestion et les ressources humaines permettent d’occuper des postes de secrétaires administratifs de haut niveau, d’assistants RH ou de gestionnaires de dossiers spécialisés. Elles prolongent un BTS et ouvrent vers des responsabilités accrues.
C. Formations spécifiques
Des licences ou bachelors privés forment également au secrétariat médical, au secrétariat bilingue ou à l’assistanat international. Ces parcours renforcent la maîtrise d’un secteur précis et améliorent l’employabilité dans des environnements spécialisés comme les hôpitaux, les cliniques, les multinationales ou les ONG.
6. Formations complémentaires et spécialisations
A. Secrétaire médical
Le métier de secrétaire médical peut être exercé après une formation spécifique proposée par des écoles spécialisées ou des organismes de formation continue. Ces cursus durent généralement un an et permettent d’acquérir des compétences en vocabulaire médical, gestion des dossiers patients, accueil et prise de rendez-vous. Ils ouvrent vers des postes en hôpital, clinique, laboratoire ou cabinet médical.
B. Secrétaire juridique
Des certificats et diplômes universitaires forment également au secrétariat juridique. Ils permettent de travailler auprès d’avocats, de notaires ou dans des services juridiques d’entreprise. Le secrétaire juridique doit maîtriser le langage du droit, la gestion des procédures et la confidentialité des informations traitées.
C. Secrétaire comptable
Certaines formations complémentaires en comptabilité ou en gestion permettent d’occuper le poste de secrétaire comptable. Ce professionnel combine la saisie de documents administratifs et la gestion des factures, devis et paiements. Cette double compétence est particulièrement recherchée dans les PME.
7. Formation continue et reconversion
A. Pour les adultes en reconversion
Les organismes de formation pour adultes, comme le CNAM, le GRETA ou des écoles privées, proposent des parcours accélérés pour devenir secrétaire. Ces cursus s’adaptent aux personnes déjà en activité ou en recherche d’emploi. Ils peuvent être financés par le CPF ou par des dispositifs régionaux de reconversion professionnelle.
B. Validation des acquis de l’expérience (VAE)
La VAE permet d’obtenir un diplôme en lien avec le secrétariat en faisant reconnaître au moins une année d’expérience professionnelle dans le domaine. C’est une solution intéressante pour les personnes ayant déjà exercé des fonctions administratives sans diplôme spécifique.
C. Cours en ligne et certifications
Enfin, de nombreux cours en ligne permettent d’apprendre la bureautique, la gestion administrative et les outils numériques indispensables. Ces certifications, bien qu’elles ne remplacent pas un diplôme, valorisent un CV et témoignent d’une maîtrise actualisée des compétences de base.
Devenir secrétaire peut ainsi se faire par plusieurs voies : du CAP au Bac+3, avec des spécialisations dans les domaines médical, juridique ou administratif. Ces formations offrent une insertion professionnelle rapide et de réelles perspectives d’évolution vers des postes d’assistant de direction, de gestionnaire ou de responsable administratif.
